Due diligence (або комплексна перевірка) — актуальне, але все ще не до кінця досліджене питання для українських неурядових організацій (НУО). Співзасновниця та програмна директорка в ГО «Philanthropy in Ukraine» та експертка зі стратегічного розвитку НУО Любов Раїнчук розповіла Platfor.ma про саме поняття due diligence, чому це важливо та які виклики постають перед організаціями в процесі комплексної перевірки.
Останні 2 роки я зустрічаю поняття due diligence частіше, ніж власних друзів. Це повʼязано з двома факторами:
1. я живу за кордоном, а більша частина друзів в Україні;
2. наша організація якраз активно працює над інтеграцією в український сектор практики комплексної перевірки.
З моїх спостережень, у Європі це вже звична практика — проходити перевірку організації перед співпрацею, проте в Україні з ряду причин це досі є серйозним викликом.
Про всяк випадок коротко розповім, що ж таке due diligence або комплексна перевірка в неприбутковому секторі. Це процес всебічної оцінки організації, який передує прийняттю важливих рішень, наприклад, укладенню партнерських угод, наданню грантів або інвестуванню. Це дозволяє виявити та оцінити ризики, пов’язані з діяльністю організації, а також її фінансовий стан, управління, дотримання законодавства та ефективність програм. Якщо сказати простіше, то це вичитка наявних документів, політик, перегляд звітів, розмови з командою: все, що може знадобитись перед початком спільної роботи.
Загалом у світі, де функціонує інститут репутації, процедура комплексної перевірки може працювати у два боки. До прикладу, ситуація, яка склалася з відомою сімʼєю американських філантропів Саклерів, які, крім щедрості та купи нагород від університетів, держав та британської королеви, виявилися також замішані в розвитку опіоїдної кризи в США. Після купи років судової тяганини їхні імена зняли з установ, в які вони щедро донатили, а нові співпраці припинились. Бо коли ти приймаєш чиїсь кошти, особливо великі, то де факто погоджуєшся з цінностями, які декларує філантроп чи благодійний фонд.
Але сьогодні ми зосередимось на процесі навпаки: коли донор чи партнер проводить перевірку, щоб зрозуміти, починати співпрацю з новою організацією чи ні.
З чого складається процес due diligence:
• Перевірка реєстраційних документів
Цей етап є базовим і необхідним для того, щоб переконатись: організація працює згідно з законом і є можливість укласти угоду. До того ж можна перевірити організацію в доступних реєстрах (в Україні це може бути opendatabot чи youcontrol).
• Перевірка важливих політик, які регулюють діяльність
Останнім часом мене кілька людей запитало про найважливіші політики, які мають бути в організації. Вважаю, це:
1. Етичний кодекс, бо він регулює цінності та норми поведінки представників організації;
2. Політика захисту (убезпечення або ж safeguarding) — тобто безпека при проведенні діяльності організації (я часто помічаю нерозуміння чи запитання в очах українських організацій, але це важливо як для персоналу, так і для клієнтів);
3. Політика закупівель: прозорість процесу роботи з партнерами, постачальниками послуг тощо;
4. Фінансово-адміністративна політика: управління фінансами та налагодження процесів, які стосуються оплат та звітів.
Це далеко не вичерпний перелік. Важливо наголосити: політики виконують регулятивну функцію на випадок виникнення спірних ситуацій, необхідності прийняття рішень, якщо стається зловживання владою, формування команди, яка поділяє ті ж цінності й т.д.
• Перевірка фінансів
Логічний крок, адже стороні, яка фінансує, важливо розуміти, що кошти будуть витрачені згідно з планом і без зайвих ризиків. Тому тут беруться до уваги звіти в державні регуляторні органи, аудиторські висновки та загалом підхід до управління фінансами.
• Керівництво та управління організацією
Це спрямовано на загальне розуміння того, наскільки організація має налагоджені процеси прийняття рішень, наявність наглядової ради та її повноважень, як загалом виглядає проєктне планування та оцінка ефективності.
Погодьтесь, в роботі дуже важливо розуміти, що твій партнер спроможний не просто реалізувати проєкт чи програму, а й зробити це якісно. І хоча в Україні багато волонтерських організацій, які роблять класні проєкти, я вірю, що системні зміни можливі за наявності сталої команди та можливостей для масштабування.
І якраз на цьому етапі важливо також сформувати організаційну структуру, яка буде визначати, хто кому підпорядковується та хто за що відповідальний.
• Наглядова рада
В Україні, на жаль, це часто номінальна річ. Але насправді це класна можливість отримати зворотний звʼязок та спільно формувати напрямок руху від людей з досвідом, іншими поглядом на процеси і які при цьому зацікавлені у вашій діяльності.
За кордоном, згідно з моїм досвідом, проблем з комплексною перевіркою не виникає. Одна з причин лежить в площині того, що це є нормою — мати усі політики, чітко та активно звітувати за усі витрати, інакше можна потрапити під санкції, штрафи або ж отримати припинення дії твого статусу неприбутковості.
І, оскільки відповідальність за звітність коштів перед донорами дуже тісно повʼязана з довірою, то і ставлення до процесу серйозне.
Як в Україні? Не зовсім так
Мабуть, у кожного партнера за межами України хоч раз виникало питання: як це у вас немає політики безпеки? Нумо розбиратись.
• Низький рівень спроможності.
Це насправді найчастіша проблема. Коштів може не вистачати навіть на покриття заробітних плат чи необхідних адмін витрат. Тому й не вистачає ресурсів розробити відповідні документи, щоб відповідати вимогам донорів. Це свого роду замкнене коло, бо поки не буде ресурсів, то немає можливості розвивати спроможність, а нема ресурсів, бо нема спроможності.
• Це необовʼязково.
В Україні наявність політик, процедур, описаних за певною схемою, ніяк не регулюється. Так, є податкова звітність та бухгалтерський облік, які мають свої правила складання та подачі. Усе решта — на розсуд самої організації.
• Низький рівень інституціоналізації.
Волонтерство не завжди сприймається як професійна діяльність. На жаль, довіра до благодійних фондів в Україні не надто висока. У звʼязку з цим я періодично спостерігаю, що новостворені організації ніби спеціально відмежовуються від реєстрації та пишаються своєю добровільною безоплатною участю у процесі. Тут палка на два кінці: з одного боку, добре, що люди прагнуть допомагати іншим, не потребуючи нічого у відповідь, з іншого – мова йде про спорадичну діяльність, яка часто немає стратегічного спрямування і може закінчитись в один день. Проте найбільший ризик полягає у потенційному шахрайстві. Немає звітування — немає відповідальності.
• Невелика історія благодійності.
До оголошення незалежності в 1991 році благодійність у нас понад 80 років була поза законом, а перший закон про благодійні та громадські організації прийняли лише у 2012, тому наше громадянське суспільство — на стадії активного розвитку.
• Немає єдиних стандартів
І тут головний біль усіх українських організацій, який частково перегукується з другим пунктом. Кожен донор під час проведення паспортизації вимагає різний набір документів, різні формати, дзвінки, анкети тощо. Відповідно, навіть якщо організація проходить комплексну перевірку в одного донора, це не гарантує їй успіх наступного разу.
Політики, процедури, вимоги щодо рівня захисту клієнтів чи співробітників та навіть наглядова рада сприймаються як щось необовʼязкове, а іноді навіть навʼязане думкою іноземних колег. Це, звичайно, не так, але донести цю істину буває складно.
Як комплексна перевірка виглядає на практиці?
Бувають різні види того, як все проходить. Тут я розкажу декілька форматів, які трапляються під час процесу отримання фінансування або зі сторони грантодавця.
Спрощений формат: пройшов/не пройшов
У випадку простої перевірки просять реєстраційні документи (статут, код неприбутковості, номер ЄДРПОУ), фінансові податкові звіти, річний бюджет організації, аудиторські звіти за наявності, кодекс поведінки та стратегічний план.
Це план-мінімум. Сама перевірка зазвичай проходить у форматі завантаження усіх запитуваних документів на сайті донора, надсилання електронного листа чи додавання цього переліку під час подачі грантової заявки.
Іноді експерти можуть поставити додаткові питання, але з цим можна легко впоратись. Зазвичай ця система передбачає формат оцінки пройшов/не пройшов, тобто є мінімальний перелік критеріїв, на які важливо орієнтуватись, а сума фінансування і подальша співпраця будуть залежати від суті проєктів та спроможності, яку продемонструє організація.
Рівнева система оцінювання
В такій системі, окрім переліку документів з попереднього пункту, від вас будуть очікувати політики та процедури, які регулюють різноманітні процеси в організації, робити перевірки членів наглядової ради та багато іншого, зокрема того, що повʼязане з безпекою. В цілому, мета такої перевірки — побачити не лише наявність документів, а і їхнє використання на практиці.
При цьому з організації донора можуть залучатись різні спеціалісти, а сам процес — тривати кілька раундів. Однією з опцій може бути не просто надсилання документів, а й додаткова сесія питання/відповідь.
Після процесу перевірки вам не просто дадуть «зелене світло», а й скажуть, що варто покращити у процесі, можуть надати політики для адаптації у своїй діяльності та встановити дедлайни для їхнього впровадження в роботу.
Така система може передбачати призначення організації певного рівня (tier), від чого залежить доступний для неї рівень фінансування.
Хороша новина полягає в тому, що донорські організації не менш зацікавлені в тому, щоб їхні партнери могли пройти цю перевірку, тому зазвичай всіляко цьому сприяють. Для них комплексна перевірка — це спосіб оцінити ризики, оскільки їм також доведеться звітувати за передані кошти перед своїми донорами.
Що робити, щоб підготуватись до проходження перевірки?
1. Зробити самооцінку своєї спроможності.
Є багато інструментів, як це зробити. Зокрема, можна пройти тест з самооцінки на сайті ІСАР «Єднання», знайти в Google чекліст типових документів, які найчастіше запитують донори й чесно відповісти на питання, на якому ви зараз етапі розвитку.
Якщо у вас не вистачає якихось критично важливих файлів, пріоритезуйте їхню важливість та почніть над ними працювати.
2. Скласти в одну папку всі важливі документи вашої організації
Те, що вже є, варто скласти в одну папку, та доповнювати її поступово. Це важливо з кількох причин: по-перше, зазвичай запити у донорів доволі схожі, тож це допоможе вам не збирати це щоразу спочатку; по-друге, так простіше вводити в курс справи інших людей, ділитись цими файлами з донорами та мати всі останні версії в одному місці.
3. Залучити до роботи важливих членів команди (фінансиста, юриста, програмного керівника).
Розділення обовʼязків дуже допомагає не перевантажити команду та ефективно використати робочий час. Важливо пояснити цінність проходження цього процесу, роль кожного члена команди та встановити часові рамки. Підготовка = попередження та економія часу в процесі проходження перевірки.
4. Перекласти документи
Комунікація з донорами зазвичай відбувається англійською, тож запит може бути саме на англомовну версію документів. Іноді українських версій буває достатньо, але тоді можуть затягуватись часові рамки перевірки, оскільки ці файли будуть перекладати уже на рівні донорів.
Які реальні виклики в due dilligence:
Час
Навіть якщо у вас все складено по папочках і готове до надсилання, кожен процес все одно відрізняється, тому треба читати вимоги й бути уважним до деталей. Якщо все готово, то надсилання документів може зайняти кілька годин, проте за наявності інтервʼю це може тривати й кілька тижнів, а то й місяців.
Складність процесу
Часто вимоги міжнародних донорів складені без урахування місцевого контексту. Представники донорів це усвідомлюють, ідуть назустріч, але роботу для місцевих організацій це сильно легшою не робить. Втім, проходження комплексних перевірок — це як навичка на кшталт написання грантових проєктів чи проходження ЗНО. Зрозумієш принцип — можеш це легко робити, але це приходить з часом.
Використання обмеженого адміністративного ресурсу
В Україні часто все відбувається дуже швидко, зміни впроваджуються оперативно, і взагалі головне — допомогти якомога більшій кількості людей. Тому, коли треба витягнути з операційних процесів себе чи частину команди і помістити в ситуацію заповнення файлів, проходження інтервʼю тощо, — це видається просто нераціональним.
Тут варто розуміти, що без наявності фінансування не вдасться робити проєкти ефективно, тому тут можу порадити максимально оптимізувати процес.
Налагодженість процедур до перевірки
Чи кожен представник організації може розказати, як відбуваються фінансові операції? Чи знає член команди основні цінності, правила поведінки та безпекові протоколи? Чи регулюються питання запобігання тероризму, відкритого та прозорого найму, закупівель тощо?
Ще одна складність — вражаюче різноманіття систем комплексної перевірки: у кожного свій рівень вимог, глибина копання в організаційних деталях та спосіб проведення оцінки. Це ресурсозатратно і незрозуміло для організацій.
Таких питань ще можна поставити собі багато, але саме вони роблять підготовку до проходження комплексної перевірки найбільшим викликом.
Що можуть зробити міжнародні організації та донори для більш комфортної імплементації комплексної перевірки серед українських неурядових організацій?
Вкладатись в спроможність організацій: тут мова йде не лише про оплату стратегічних сесій чи розробку політик, а саме виділення коштів, які організація може спрямувати на свій розвиток. Є загалом практика, що від 10 до 20% від загального бюджету проєкту може йти на адміністративні витрати, проте часто цим пунктом нехтують.
Впроваджувати нові практики: спрощувати процедури, де це можливо, покращувати систему реагування, застосовувати механізми прискорення видачі та адміністрування грантів. Якщо заглибитись у звіти донорів та почитати їхні досягнення, то цілком зрозуміло, що можна змінювати старі підходи та досягати кращих результатів.
Адаптовувати вимоги під реалії України (та й будь-якої іншої країни).
Розвивати стандарти діяльності неприбуткових організацій. Тут йдеться і про координацію з різними гравцями на ринку, і адвокацію, і розвиток спроможності своїх партнерів. Важливим нюансом є те, що неможливо вимагати цих змін за 2 місяці чи пів року, проте систематична робота в цьому напрямку є надзвичайно важливою.
Отже, due diligence — це досить складний та багатокомпонентний процес, який спершу може лякати своїми масштабами. Але насправді це важливий етап розвитку для організації та її росту. Іноді це робота на перспективу, результат якої непомітний прямо сьогодні, але це внесок у вашу спроможність як гравця на міжнародній арені та готовність до масштабних та цікавих подальших співпраць.
Тому ми в Philanthropy in Ukraine розвиваємо платформу, однією з великих цілей якої є мапування надійних неприбуткових організацій в Україні та сприяння їхньому розвитку відповідно до міжнародних стандартів. Ми завжди відкриті до обговорення та дискусій з цього приводу і раді вкладатись у комплексне розв’язання проблеми разом з усіма зацікавленими сторонами.